Expedida por S.A.S. en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015, que compiló el Decreto 1377 de 2013, de la Ley 1266 de 2008 en lo pertinente, y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia.
CAPÍTULO I. IDENTIFICACIÓN Y ALCANCE
1. Responsable del tratamiento
Razón social KILOWA S.A.S. NIT 902.056.244-3 Naturaleza Sociedad por acciones simplificada Domicilio Sabaneta, Antioquia, Colombia Dirección Calle 84 Sur # 28-16, Sabaneta, Antioquia Teléfono +57 315 869 7790 WhatsApp +57 315 869 7790 Correo electrónico kilowa.gerencia@gmail.com Sitio web www.kilowa.co En adelante, Kilowa o el Responsable.
2. Área responsable de la atención
2.1. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales es la Gerencia de S.A.S.
2.2. Canal principal de atención: kilowa.gerencia@gmail.com
2.3. Canal alterno: comunicación escrita radicada en la Calle 84 Sur # 28-16, Sabaneta, Antioquia.
3. Alcance y ámbito de aplicación
3.1. Esta Política aplica a todo dato personal que repose en las bases de datos de Kilowa, cualquiera sea el medio por el cual se haya recolectado, incluidos el sitio web www.kilowa.co, la aplicación móvil Kilowa, los Puntos de carga, los canales de atención, los formularios físicos y las comunicaciones comerciales.
3.2. Esta Política vincula a todos los empleados, contratistas y encargados que accedan a datos personales por cuenta de Kilowa.
3.3. Son titulares cubiertos por esta Política: usuarios de la plataforma y del servicio de recarga; propietarios y administradores de sitios anfitriones y sus contactos; proveedores y contratistas, y sus contactos; aspirantes y candidatos en procesos de selección; cualquier persona que se comunique con Kilowa por sus canales.
4. Definiciones
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible. Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento. Responsable del tratamiento: S.A.S. Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle sobre esta Política. Transferencia: envío de datos a un receptor que es Responsable y está dentro o fuera del país. Transmisión: envío de datos a un Encargado para que realice el tratamiento por cuenta del Responsable.
5. Principios aplicables
El tratamiento de datos en Kilowa se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada por la ley. Finalidad: obedece a una finalidad legítima, informada al Titular. Libertad: solo se ejerce con consentimiento previo, expreso e informado. Veracidad o calidad: la información es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Transparencia: se garantiza al Titular el derecho a obtener información sobre sus datos. Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites de la naturaleza del dato. Seguridad: se adoptan medidas para evitar adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado. Confidencialidad: todas las personas involucradas están obligadas a guardar reserva.
CAPÍTULO II. DATOS Y FINALIDADES
6. Datos que se recolectan
6.1. Datos de identificación y contacto
Nombre completo, tipo y número de documento de identidad, correo electrónico, número de teléfono móvil, ciudad o municipio de residencia y, cuando aplique, razón social y NIT.
6.2. Datos de la cuenta
Credenciales de acceso almacenadas de forma cifrada, preferencias de configuración, idioma, historial de actividad en la Plataforma y registro de aceptación de términos con fecha, hora y versión.
6.3. Datos de uso del servicio
Sesiones de carga realizadas, punto de carga utilizado, fecha, hora de inicio y terminación, duración, energía entregada, tarifa aplicada y valor liquidado.
6.4. Datos de facturación y pago
Datos necesarios para la expedición de la factura electrónica, identificador de la transacción y los cuatro últimos dígitos del medio de pago. Kilowa no almacena el número completo ni el código de seguridad de las tarjetas. Esa información es tratada directamente por la pasarela de pagos bajo sus propios estándares de seguridad.
6.5. Datos de geolocalización
Se recolectan únicamente cuando el Titular lo autorice expresamente en la configuración de su dispositivo, con el fin de mostrarle los puntos de carga cercanos y facilitar la navegación. El Titular puede revocar este permiso en cualquier momento desde su dispositivo, sin que ello impida el uso del resto del servicio.
6.6. Datos del vehículo
Marca, modelo, año, tipo de conector y placa, cuando el Titular opte por registrarlos para facilitar el uso del servicio.
6.7. Datos técnicos y de seguridad
Dirección IP, identificador del dispositivo, tipo de dispositivo, sistema operativo, versión de la aplicación, registros de acceso y de eventos, con fines de seguridad, prevención de fraude y soporte técnico.
6.8. Datos sensibles
Kilowa no recolecta datos sensibles. En el evento en que llegare a requerirlos, informará expresamente que se trata de datos sensibles, que su suministro es facultativo y solicitará autorización específica y separada, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
6.9. Datos de menores de edad
El servicio está dirigido exclusivamente a mayores de edad. Kilowa no recolecta de manera consciente datos de menores. Si se detecta que un registro corresponde a un menor, se procederá a su supresión.
7. Finalidades del tratamiento
Los datos personales son tratados para las siguientes finalidades: Prestación del servicio: registrar al Titular, autenticarlo y permitirle localizar, reservar, iniciar, controlar y terminar sesiones de carga. Gestión de pagos: procesar transacciones, emitir facturas electrónicas y comprobantes, y gestionar devoluciones y reversiones. Control de acceso a puntos privados: verificar que el Titular se encuentre en la lista de autorizados del respectivo sitio anfitrión. Atención al titular: tramitar peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes de soporte técnico. Seguridad y prevención del fraude: detectar, prevenir e investigar actividades fraudulentas, abusivas o contrarias a los términos de uso. Operación y mantenimiento de la red: diagnosticar fallas, programar mantenimientos y mejorar la disponibilidad de los puntos. Analítica y mejora: elaborar estadísticas y análisis agregados y anonimizados sobre el uso de la red, para planear su crecimiento y optimizar el servicio. Liquidación con aliados de sitio: calcular y pagar la participación que corresponde a los propietarios de los sitios anfitriones, con base en información agregada. Cumplimiento legal: atender obligaciones contables, tributarias, comerciales y requerimientos de autoridad competente. Comunicaciones comerciales: enviar información sobre nuevos puntos, promociones y novedades, únicamente si el Titular lo autoriza de manera previa, expresa y separada.
8. Datos obligatorios y facultativos
8.1. Los datos de identificación, contacto y pago son necesarios para la prestación del servicio. Su no suministro impide el uso de la Plataforma.
8.2. Son facultativos los datos de geolocalización, los datos del vehículo y la autorización para recibir comunicaciones comerciales. Su negativa no afecta la prestación del servicio.
CAPÍTULO III. AUTORIZACIÓN Y DERECHOS
9. Autorización del titular
9.1. La autorización se obtiene de manera previa, expresa e informada al momento del registro, mediante casilla de verificación no premarcada.
9.2. La autorización para recibir comunicaciones comerciales se solicita de forma separada y opcional. Negarla no impide el uso del servicio ni condiciona su calidad.
9.3. Kilowa conserva prueba de la autorización otorgada, con registro de fecha, hora, dirección IP y versión del documento aceptado.
9.4. De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, de datos de naturaleza pública, de casos de urgencia médica o sanitaria, de tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, o de datos relacionados con el registro civil.
10. Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Kilowa, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exija. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite ante Kilowa. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
11. Deberes de Kilowa
Kilowa asume los deberes previstos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en particular: garantizar al Titular el ejercicio pleno y efectivo de sus derechos; conservar la información bajo condiciones de seguridad; actualizar la información y rectificar los datos cuando sea procedente; tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados; informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; informar a la autoridad las violaciones a los códigos de seguridad; cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. Procedimiento para ejercer los derechos
12.1. Canal de radicación
Las solicitudes se presentan al correo kilowa.gerencia@gmail.com, o por escrito radicado en la Calle 84 Sur # 28-16, Sabaneta, Antioquia.
12.2. Contenido de la solicitud
nombre completo y número de documento del Titular o de su representante, acreditando tal calidad; descripción clara y concreta de los hechos y de la solicitud; dirección física o electrónica para notificaciones; los documentos que se quieran hacer valer.
12.3. Trámite de consultas
Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.4. Trámite de reclamos
Los reclamos se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si Kilowa no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al interesado.
12.5. Requisito de procedibilidad
Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular debe agotar el trámite de consulta o reclamo ante Kilowa antes de elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
12.6. Revocatoria y supresión
La revocatoria de la autorización o la supresión del dato no procederá cuando exista un deber legal o contractual que imponga al Titular permanecer en la base de datos, en particular las obligaciones de conservación de información comercial, contable y tributaria.
CAPÍTULO IV. CIRCULACIÓN Y SEGURIDAD
13. Encargados y terceros
Kilowa podrá transmitir o transferir datos personales a: Pasarela de pagos, para el procesamiento de las transacciones y la prevención del fraude. Proveedores de tecnología, incluidos servicios de alojamiento, infraestructura en la nube, bases de datos, notificaciones y soporte, vinculados mediante contratos que les imponen obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de esta Política. Proveedores de facturación electrónica autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Propietarios y administradores de sitios anfitriones, únicamente información agregada de consumo y liquidación. Kilowa no comparte la identidad de los usuarios con los propietarios de sitios, salvo en los puntos privados, donde el propietario administra la lista de personas autorizadas y por lo tanto conoce dicha autorización. Asesores legales, contables y auditores, bajo deber de reserva. Autoridades administrativas y judiciales, cuando medie requerimiento legal.
14. Transferencia internacional
14.1. Algunos proveedores de tecnología pueden encontrarse ubicados fuera del territorio colombiano.
14.2. En tales casos, Kilowa exige niveles adecuados de protección mediante cláusulas contractuales, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
14.3. Al aceptar esta Política, el Titular autoriza dicha transferencia para las finalidades aquí descritas.
15. Medidas de seguridad
Kilowa adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, adulteración, consulta o uso fraudulento, entre ellas: cifrado de credenciales y de las comunicaciones; control de accesos por perfil, bajo el principio de mínimo privilegio; registro y monitoreo de actividad sobre las bases de datos; copias de respaldo periódicas; acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y encargados; capacitación del personal que accede a datos personales; revisión periódica de las medidas implementadas.
16. Incidentes de seguridad
16.1. Kilowa cuenta con un procedimiento interno de atención de incidentes que contempla la contención, el análisis y la remediación.
16.2. En caso de violación de los códigos de seguridad o de pérdida o acceso no autorizado a la información, Kilowa informará a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa vigente, y comunicará a los Titulares afectados cuando resulte procedente.
CAPÍTULO V. CONSERVACIÓN, COOKIES Y VIGENCIA
17. Vigencia de la base de datos y conservación
17.1. Los datos personales se conservarán mientras exista la relación con el Titular y mientras subsista la finalidad que justificó su recolección.
17.2. Terminada la relación, Kilowa conservará la información durante los plazos que exijan las normas comerciales, contables y tributarias colombianas, y por el tiempo necesario para atender eventuales reclamaciones, acciones legales o requerimientos de autoridad.
17.3. Cumplidos dichos plazos, los datos serán suprimidos o anonimizados de manera que no permitan identificar al Titular.
17.4. La información agregada y anonimizada, que no permite identificar a persona alguna, podrá conservarse indefinidamente con fines estadísticos.
18. Registro Nacional de Bases de Datos
Cuando Kilowa se encuentre obligada conforme a la normativa aplicable, inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, y mantendrá actualizada dicha inscripción.
19. Cookies y tecnologías similares
19.1. El sitio web utiliza cookies propias y de terceros. Cookies necesarias: indispensables para el funcionamiento del sitio y la seguridad de la sesión. No requieren consentimiento. Cookies de preferencias: recuerdan configuraciones del usuario. Cookies analíticas: permiten medir el uso del sitio de forma agregada. Cookies publicitarias: solo se utilizan si el usuario las acepta.
19.2. Al ingresar al sitio se despliega un aviso que permite aceptar, rechazar o configurar las cookies no necesarias.
19.3. El Titular puede modificar su decisión en cualquier momento desde la configuración de su navegador.
20. Decisiones automatizadas
Kilowa no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre el Titular basadas únicamente en tratamiento automatizado, salvo los controles automáticos de prevención de fraude, frente a los cuales el Titular podrá solicitar revisión humana escribiendo a kilowa.gerencia@gmail.com.
21. Modificaciones a esta política
21.1. Kilowa podrá modificar esta Política en cualquier momento.
21.2. Los cambios sustanciales, en particular los relativos a la finalidad del tratamiento, serán comunicados a los Titulares por los canales de contacto registrados antes de su entrada en vigencia, y cuando la ley lo exija se solicitará nueva autorización.
21.3. La versión vigente estará siempre disponible en www.kilowa.co con su fecha de actualización y número de versión.
22. Vigencia de la política
Esta Política rige a partir de su fecha de publicación y permanecerá vigente hasta tanto sea modificada o sustituida.
ANEXO. AVISO DE PRIVACIDAD
Texto breve para mostrar al momento del registro, con enlace a la Política completa. KILOWA S.A.S., NIT 902.056.244-3, con domicilio en Sabaneta, Antioquia, será responsable del tratamiento de sus datos personales. Sus datos se utilizarán para prestarle el servicio de recarga, procesar sus pagos, verificar su acceso a puntos privados, atender sus solicitudes, prevenir fraude, mejorar el servicio y cumplir obligaciones legales. Si usted lo autoriza de forma separada, también para enviarle información comercial. Como titular usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización otorgada, ser informado sobre su uso, revocar la autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Para ejercer estos derechos escriba a kilowa.gerencia@gmail.com. Consulte la Política de Tratamiento de Datos Personales completa en www.kilowa.co